Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung der URBAN43. Geltungsbereich Allgemeine Geschäftsbedingungen

General Terms and Conditions for the use of URBAN43. Scope of the General Terms and Conditions

1.1. The following Terms and Conditions („GTC“) apply for all contracts concluded between Urban 43, Urbanstaff GmbH, and the respective customer (together, the „contractual parties“) in respect of the time-limited assignment of URBAN43 („premises“) as well as for all associated goods and services provided by us and our suppliers, particularly in relation to food and drink (together „event“).
1.2. Amendments or additions as well as customer terms and conditions which are contrary to or divergent from our GTCs shall only apply if we have expressly consented to them at least in text form (e-mail). Our GTCs also apply if we are aware of the customer’s conflicting or varying terms and conditions and perform the services owed by us without reservation.
1.3. Our GTCs shall only apply in respect of companies within the meaning of § 14, Paragraph 1 of the German Civil Code, legal entities in public law or a special fund under public law.

2. Vertragsschluss / Vertragsgegenstand / Höhere Gewalt

2.1. Soweit es in unserem Angebot nicht anders aufgeführt ist, sind unsere Angebote freibleibend. Ein Vertrag kommt erst mit unserer Auftragsbestätigung zumindest in Textform zustande. Sofern es im Angebot nicht abweichend aufgeführt ist, sehen wir uns 4 Wochen an ein verbindliches Angebot gebunden.
2.2. Wir räumen dem Kunden für die in der Auftragsbestätigung aufgeführte Dauer gegen die vereinbarte Vergütung die Möglichkeit ein, Räumlichkeiten, die darin befindlichen Einrichtungsgegenständen und sonstige Ausstattung gemäß Ziffer.
2.3. zu dem festgelegten Zweck sowie mit der gebuchten bzw. der von uns gestatteten tatsächlichen Personenzahl zu nutzen. Sofern wir einer höheren Personenanzahl oder einer längeren Dauer der Nutzung zustimmen, ist diese weitergehende Nutzung entsprechend den Festlegungen im Angebot von dem Kunden gemäß Ziffer 3 zu vergüten.
2.4. Bei entsprechender Vereinbarung stellen wir als weitere Vertragsleistung dem Kunden im Rahmen der Nutzung der Räumlichkeiten insbesondere technisches Equipment, Möblierung, ggf. Catering, Getränkelieferungen oder sonstige Verpflegung im vereinbarten Umfang zu der im Angebot aufgeführten Vergütung zur Verfügung.
2.5. Solange wir (i) durch behördliches Eingreifen, (ii) gesetzliche Verbote, (iii) durch Energieversorgungs- oder Betriebsstörungen oder (iv) Naturkatastrophen (zusammen ,,höhere Gewalt“) oder sonstige von uns nicht zu vertretende Ereignisse behindert sind, gelten Liefer- und Leistungsfristen für die Dauer der Ausfallzeit als keine Pflichtverletzung. Wir teilen dem Kunden derartige Behinderungen und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mit. Dauert die höhere Gewalt länger als die vereinbarte Nutzungszeit an, werden beide Parteien von ihren Leistungspflichten frei. Weitere Rechte des Kunden, insbesondere die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen, sind ausgeschlossen. Eine bereits geleistete Zahlung des Kunden wird von uns erstattet.
2.6. Ein Konkurrenzausschluss wird nicht gewährt.

2. Conclusion of Contract / Subject of Contract / Force Majeure

2.1. Unless otherwise stated in our offer, our offers are non-binding. A contract does not become effective until we have given written order confirmation at least in text form. Unless otherwise stated in the offer, we consider ourselves bound by a binding offer for 4 weeks.
2.2. We grant the customer the opportunity to use the premises, the furniture therein and other equipment in accordance with section
2.3. for the duration specified in the order confirmation and in return for the agreed remuneration, for the established purpose and for the number of persons registered or for the number of persons actually permitted by us. If we agree to a higher number of persons or a longer duration of usage, this further usage is to be remunerated by the customer in accordance with the provisions of the offer as per section 3.
2.4. Where there is an appropriate agreement, we will also make available to the customer, as an additional contractual performance and in return for the remuneration detailed in the offer, while using the premises, in particular technical equipment, furniture, catering, beverage supplies or other catering to the extent agreed.
2.5. As long as we are impaired (i) by official interventions, (ii) legal prohibitions, (iii) energy supply or operational breakdowns or(iv) natural catastrophes (together „force majeure“) or other events for which we are not responsible, failure to meet delivery and service deadlines shall not be considered a breach of duty for the duration of the outage time. We shall inform the customer of such impairments and their probable duration immediately. If the force majeure continues for longer than the agreed usage period, both parties shall be released from their performance obligations. Further rights of the customer, in particular the right to claim compensation, are excluded. We will reimburse any payment already made by the customer.
2.6. No competition exclusion will be granted.

3. Vergütung / Zahlungsbedingungen / Aufrechnung / Zurückbehaltungsrechte

3.1. Der Kunde ist verpflichtet als Vergütung mindestens die in der Auftragsbestätigung für die anfänglich angemeldete Personenzahl aufgeführte oder die nach der gemäß Ziffer 7.1 Satz 1 mitgeteilten Teilnehmerzahl sich berechnende Vergütung (Basisraum-Fee) zu zahlen. Dies gilt auch für in Verbindung mit der Nutzung der Räumlichkeiten stehenden und vom Kunden veranlassten Leistungen sowie Auslagen von uns gegenüber Dritten, wie insbesondere für Forderungen von Urheberrechtsverwertungsgesellschaften.
3.2. Stimmen wir einer Nutzung der Räumlichkeiten mit mehr Teilnehmern und einer längerer Veranstaltungsdauer zu, ist für die Berechnung der vom Kunden zu leistenden Vergütung (Raum-Fee) die am Tag der Nutzung tatsächlich erfasste Teilnehmeranzahl und Nutzungszeit pro angefangene Stunde maßgeblich – sofern nicht eine andere Zweiteinheit vereinbart wurde.
3.3. Die vereinbarte Raumstellung und Platzierung der Einrichtungsgegenstände in den Räumlichkeiten ist bindend. Wird vor Ort zu dem Veranstaltungszeitpunkt eine Änderung gewünscht, berechnen wir eine Servicepauschale von € 250,-. 3.4. Alle Vergütungsbeträge wie insbesondere (Basis)Raum-Fee, Service-Fee, Entschädigungspauschale, Korkgeld, Servicepauschale und sonstige Kosten verstehen sich netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
3.5. Unsere Rechnungen über die Vergütungsbeträge gemäß Ziffer
3.6. sind nach Ende der Veranstaltung mit Zugang beim Kunden zur Zahlung fällig und innerhalb von 10 Tagen ohne Abzug zu begleichen. Ab Verzugseintritt fallen gesetzliche Verzugszinsen und eine pauschale Mahngebühr in Höhe von EUR 40,- an. Diese Pauschale ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.
3.7. Änderungswünsche und Reklamationen des Kunden zu Rechnungen oder anderen Belegen (z.B. Gutschriften), die auf einen Fehler oder Versehen von uns zurückzuführen sind, sind immer kostenfrei. Änderungswünsche des Kunden, die nicht auf einen Fehler oder Versehen von uns zurückzuführen sind (z.B. bezüglich des Rechnungs- und/oder Leistungsempfängers), sind bis zu 10 Tage ab Empfang des betreffenden Dokuments ebenfalls kostenfrei. Nach Ablauf der 10 Tage fällt bei Änderungswünschen des Kunden eine Bearbeitungsgebühr von EUR 20,- , zzgl. MwSt. an.
3.8. Das Recht zur Aufrechnung steht dem Kunden nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt oder durch uns anerkannt wurden.
3.9. Der Kunde kann ein Zurückbehaltungsrecht nur ausüben, als die Gegenforderung, auf die er das Zurückbehaltungsrecht stützt, unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif ist und auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

3. Remuneration / Payment Conditions / Offsetting / Retention Rights

3.1. The customer is obliged to pay as remuneration at least the amount of remuneration (basic room fee) quoted in the order confirmation for the initially registered number of persons or for the number of persons notified in accordance with section 7.1 sentence 7. This also applies for services connected with the use of the premises and occasioned by the customer as well as monies paid by us to third parties, such as in respect of claims from copyright associations in particular.
3.2. If we agree to usage of the premises with more persons and a longer event duration, the actual registered number of persons and usage time per hour or partial hour on the day of usage shall be decisive in terms of calculating the remuneration to be paid by the customer (room fee) – provided no other unit of time has been agreed.
3.3. The agreement made regarding room layout and placement of furnishings in the premises is binding. If at the time of the event a modification is desired on site, there is a flat rate service fee of €250.
3.4. Business lunch bookings (lunch/Urban Buffet on site and a soft drink) are included in the remuneration per person as per the order confirmation. Food, alcoholic drinks or other extras consumed in addition to this are charged at cost plus 15% service fee on the gross invoice total. If we agree with the customer that they can bring their own food and drinks, the corkage fee detailed in the order confirmation is payable.
3.5. All remuneration sums such as, in particular, the (basic) room fee, service fee, compensation lump sum, corkage, flat rate service fee and miscellaneous costs are net, plus the statutory rate of VAT.
3.6. Our invoices for remuneration in accordance with section 3.5 are due for payment upon receipt by the customer following the end of the event and within 10 days without deduction. From the commencement of a default, statutory default interest and a flat-rate reminder fee of EUR 40 will be payable. This flat-rate sum is to be offset against any compensation owed, insofar as the loss is attributable to the legal costs.
3.7. Change requests and complaints made by the customer, with regard to invoices or other documents (e.g. credit notes), that are the result of an error or oversight on our part are always dealt with free of charge. Change requests made by the customer that are not the result of an error or oversight on our part (e.g. with regard to the invoice and/or service recipient) are also dealt with free of charge if notified within 10 days of receipt of the relevant document. After this period of 10 days has elapsed, change requests made by the customer will be subject to payment of an administration fee of EUR 20 plus VAT.
3.8. The customer only has the right to offset claims if their counterclaims are legally established or recognized by us.
3.9. The customer may only exercise a right of retention if the counterclaim upon which they base the right of retention is undisputed, legally established or ready for adjudication and relates to the same contractual relationship.

4. Verhaltenspflichten des Kunden im Rahmen Nutzung Räumlichkeiten

4.1. Der Kunde hat die von uns zur Nutzung überlassenen Räumlichkeiten, die Allgemeinflächen sowie das darin befindliche Inventar – insbesondere technische Einrichtungen, Tische, Stühle etc. (im Folgenden zusammen „Inventar“) – pfleglich zu behandeln. Der Kunde hat sicherzustellen, dass alle Handlungen auch seiner Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und Dritten (zusammen „Nutzer“), die auf seine Gestattung die Räumlichkeiten und Allgemeinflächen sowie Inventar nutzen, unterlassen werden, die den Räumlichkeiten und dem Inventar schaden könnten.
4.2. Für alle über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgehenden Schäden, die durch den Kunden und seine Nutzer verursacht werden, haftet der Kunde. Festgestellte Beschädigungen hat uns der Kunde unverzüglich zumindest in Textform anzuzeigen.
4.3. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räumlichkeiten oder deren Nutzung zu anderen als den vereinbarten Zwecken bedarf unserer vorherigen Zustimmung.
4.4. Dem Kunden ist es nicht gestattet, ohne unsere vorherige Zustimmung und Getränke in die Räumlichkeit mitzubringen und zu verzehren. Bei Missachtung werden wir die Reinigung und Entsorgung auf Kosten des Kunden zzgl. einer angemessenen Servicepauschale von 20% der hierdurch entstehenden Nettokosten durchführen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass uns kein Schaden oder der uns entstandene Schaden niedriger ist als die von uns berechneten Reinigungs- und Entsorgungskosten.
4.5. Der Kunde ist für die von ihm und seinen Nutzern in die Räumlichkeiten mitgebrachte eigene Wertsachen, Hardware wie Laptop, Tablet, Smartphone, Speichermedien, Unterlagen und Daten selbst verantwortlich. Dabei hat der Kunde sicherzustellen, dass sonstige Gegenstände und Dekorationsmaterial nur nach unserer vorherigen Zustimmung in die Räumlichkeiten und zu den Allgemeinflächen mitgebracht werden dürfen.
4.6. Der Kunde hat alleine Sorge zu tragen, dass die gemäß den AGB oder mit unserer Zustimmung gestattete Mitnahme von Gegenständen gemäß Ziffer 4.5. vor unbefugtem Zugriff durch Dritte geschützt sind. Vom Kunden mitgebrachte Gegenstände sind nicht über uns versichert. Wir haften insoweit nicht für Verlust, Diebstahl und Beschädigung dieser Gegenstände, Unterlagen oder Daten, soweit dies nicht auf ein grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten eines gesetzlichen Vertreters, eines leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen von uns zurückzuführen ist. Bei evtl. Beschädigungen der Räumlichkeiten oder Leih-Gegenständen deckt unser Versicherungsschutz Schäden bis EUR 500,-, ein darüber hinaus entstandener Schaden wird dem Kunden, gemäß Abnahmeprotokoll und Kostenvoranschlag, in Rechnung gestellt.
4.7. Das Rauchen ist ausschließlich außerhalb des Gebäudes gestattet. In den Räumlichkeiten, auf den Allgemeinflächen sowie im Treppenhaus ist das Rauchen untersagt. Bei Missachtung verpflichtet sich der Kunde eine Reinigungspauschale über € 1.000.— netto zu zahlen. Die Regelung in Ziffer 4.4 Satz 3 ist entsprechend anzuwenden.
4.8. Der Kunde hat sicherzustellen, dass die rechtlichen Anforderungen an die Durchführung der Veranstaltung (z.B. etwaige einzuholende behördlichen Genehmigungen, Anmeldungen, Abführen von Gebühren an Urheberrechtsverwertungsgesellschaften) erfüllt und dass bei Durchführung der Veranstaltung die gesetzlichen (insbesondere öffentlichrechtlichen) Vorschriften eingehalten werden. Der Kunde stellt uns bei Verstößen von allen Forderungen Dritter und hierdurch angefallenen Kosten auf erstes Anfordern frei, es sei denn der Kunde hat den Verstoß nicht zu vertreten

4. Rules of Conduct for Usage of the Premises

4.1. The customer must treat the premises, common areas and the inventory therein which we have assigned for usage with due care – in particular the technical equipment, tables, chairs etc. (referred to hereinafter as „inventory“). The customer must ensure the omission of all actions which could damage the premises and the inventory, including actions of their employees, vicarious agents and third parties (together „users“) who use the premises, the common areas and inventory with their permission.
4.2. The customer is liable for any damage caused by the customer and their users which is beyond the normal wear and tear stipulated in the contract. The customer must notify us immediately, at least in text form, of any damage discovered.
4.3. The sub-letting or sub-leasing of the assigned premises or their use for purposes other than those agreed needs to be approved by us in advance.
4.4. The customer is not permitted to bring and consume their own drinks on the premises without our approval in advance. Where this condition is breached we will carry out the cleaning and disposal of waste at the cost of the customer plus a reasonable flat rate service fee of 20% of the net costs thereby incurred. The customer is free to provide evidence that we have not suffered any loss or that the loss incurred by us is lower than the cleaning and disposal costs charged by us.
4.5. The customer is personally responsible for items of value, hardware such as laptops, tablets, smartphones, storage media, documents and data brought into the premises by them and their users. As part of this, the customer must ensure that other objects and decorative material are brought into the premises and the common areas only following our agreement beforehand.
4.6. The customer alone is responsible for ensuring that the objects taken into the premises in accordance with the GTCs or which are allowed to be taken in with our agreement in accordance with section 4.5, are protected against unauthorized access by third parties. Objects taken into the premises by the customer are not insured by us. We are not liable for loss, theft and damage of these objects, documents or data, unless this is the result of grossly negligent or intentional conduct by a legal representative, senior employee or other vicarious agent of our company. If there is any damage to the premises or to items hired, our insurance will cover damages up to EUR 500; any damage that exceeds this amount will be invoiced to the customer in accordance with the acceptance report and quotation.
4.7. Smoking is only permitted outside the building. Smoking is prohibited on the premises, in the common areas and on the staircase. In the event of a breach of this condition, the customer undertakes to pay a net flat rate fee of €1,000 for cleaning. The provision contained in section 4.4, sentence 3 shall apply accordingly.
4.8. The customer must ensure that the legal requirements in respect of staging the event (e.g. any official approvals to be obtained, registrations, payment of fees to copyright associations) are fulfilled and that when staging the event, the statutory (in particular public law) regulations are observed. the event of breaches of this condition, the customer shall indemnify us upon first demand against all claims of third parties and costs accruing from this unless the customer is not responsible for the breach.

5. Ausübung Optionen / Rücktrittsrecht des Kunden (Stornierung)

5.1. Haben wir dem Kunden eine Option eingeräumt, innerhalb einer bestimmten Frist ohne weitere Rechtsfolgen vom Vertrag zurückzutreten, steht uns kein Anspruch auf Entschädigung zu.
5.2. Eine dem Kunden eingeräumte Option auf einen bestimmten Termin oder eine bestimmte Nutzungsdauer für eine Veranstaltung hat dieser innerhalb von zwei Werktagen (Mo.-Fr. außer an gesetzlichen Feiertagen in BadenWürttemberg und nicht der 24. und 31.12.) freizugeben oder er hat den Termin verbindlich zu buchen, sobald wir dem Kunden mitteilen, dass eine Anfrage eines anderen Kunden für den/die selben Optionstermin/e vorliegt. Maßgeblich für die Einhaltung der Frist ist der Zugang bei uns. Wird die Option innerhalb dieser Frist nicht freigegeben, wird aus der bestehenden Option automatisch eine verbindliche Buchung einer Veranstaltung an diesem Termin oder für die festgelegte Nutzungsdauer. Der Kunde erhält unmittelbar eine Auftragsbestätigung.
5.3. Wir räumen dem Kunden vorbehaltlich der Beschränkungen in Ziffer 5.4. bei einer Buchungsanfrage für denselben vertraglich vereinbarten Termin das Recht ein, von dem mit uns geschlossenen Vertrag nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen jederzeit vom Vertrag zurückzutreten (Stornierung Vertrag), ohne dass es eines Mangels bedarf:

a. Im Falle des Rücktritts (Stornierung) durch den Kunden von dem geschlossenen Vertrag haben wir Anspruch auf angemessene Entschädigung. Wir haben die Wahl gegenüber dem Kunden statt einer konkret berechneten Entschädigung als Schadenersatz eine Entschädigungspauschale (Stornierungspauschale) geltend zu machen. Ein Rücktritt bis zu 40 Werktage vor der Veranstaltung ist für den Kunden kostenfrei möglich. Die Entschädigungspauschale beträgt bei einem Rücktritt bis 21 Werktage vor der Veranstaltung 25 % der vereinbarten Vergütung (Raum-Fee); bei einem Rücktritt 20 bis 7 Werktage vor der Veranstaltung 60 % der vereinbarten Vergütung (Raum-Fee); bei einem Rücktritt ab 7 Werktage vor der Veranstaltung 100 % der vereinbarten Vergütung (Raum-Fee).

b. Wir sind verpflichtet, uns den Wert der ersparten Aufwendungen sowie diejenigen Vorteile anzurechnen lassen, die wir aus einer anderweitigen Verwertung der Räumlichkeiten erlangen.

c. Wir sind berechtigt die Stornierungskosten für bereits bestelltes Catering dem Kunden mit 100% zu berechnen.

d. Die Regelung in Ziffer 4.4 Satz 3 ist entsprechend anzuwenden.

5.4. Erhalten wir für den mit dem Kunden vertraglich vereinbarten Termin zur Nutzung von Räumlichkeiten eine Buchungsanfrage, reduziert sich die Frist für das Recht des Kunden gemäß Ziffer 5.3. a) vom Vertrag ohne Angabe von Gründen mit Zahlung einer Entschädigung von weniger 100 % der Raum-Fee zurückzutreten auf werktags 24 Stunden, wenn wir den Umstand der Anfrage dem Kunden zumindest in Textform an die zur Vertragskommunikation mitgeteilte E-Mail-Adresse mitteilen. Möchte der Kunde vom Vertrag zur Nutzung der Räumlichkeiten mit Zahlung einer Entschädigung von weniger 100 % der Raum-Fee zurücktreten, muss seine Rücktrittserklärung binnen der in Satz 1 aufgeführten Frist zumindest in Textform in unserem angegebenen E-Mail-Account eingegangen sein. Anderenfalls ist ein Rücktritt ohne Grund mit einer Entschädigung von weniger als 100 % der Raum-Fee ausgeschlossen.
5.5. Für die Rechtzeitigkeit der Rücktrittserklärung ist der Zugang bei uns maßgeblich.
5.6. Der Kunde muss die Freigabe oder Rücktritt zumindest in Textform erklären.

5. Exercise of Options / Right of Withdrawal of the Customer (revocation)

5.1. If we have granted the customer an option to withdraw from the contract within a certain time with no further legal consequences, we shall have no right of compensation.
5.2. The customer must release an option granted to them for a certain date or a certain usage duration within two working days (Mon. – Fri. except for public holidays in Baden-Württemberg and not on 24th and 31st December) or must make a binding reservation as soon as we notify the customer that we have a request from another customer for the same option date(s). The date of receipt by us shall be decisive in determining whether the deadline has been met. If the option is not released within this time period, a binding booking based on the existing option will be made automatically for this date or for the agreed usage duration. The customer shall receive an order confirmation immediately.
5.3. Where there is a booking request for the same contractually agreed date, subject to the restrictions in section 5.4, we shall grant the customer the right to withdraw at any time from the contract concluded with us according to the following conditions (revocation of contract), without the need for there to be a defect:

a. In the case of withdrawal (revocation) from the concluded contract by the customer, we are entitled to reasonable compensation. We have the right to claim a compensation lump sum (revocation lump sum) from the customer as compensation instead of a specifically calculated compensation amount. The customer may withdraw up to 40 working days before the event at no cost. The compensation lump sum amounts to 25% of the agreed remuneration (room fee) for a withdrawal more than 21 days before the event; 60% of the agreed remuneration (room fee) for a withdrawal between 20 and 7 days before the event; 100% of the agreed remuneration (room fee) for a withdrawal less than 7 days before the event.

b. We have a duty to offset the value of any saved expenditure as well as the benefits that we derive from an alternative utilization of the premises.

c. We have the right to charge the customer the cancellation costs for catering that has already been ordered at a rate of 100%.

d. The provision contained in section 4.4, sentence 3 shall apply accordingly.

5.4. If we receive a booking request for use of the premises for the date we have contractually agreed with the customer, the deadline for the customer’s right according to section 5.3 a) to withdraw from the contract without stating the grounds and with compensation of less than 100% of the room fee shall reduce to 24 hours on working days if we notify the customer of the circumstances at least in text form to the e-mail address given for contract communication purposes. If the customer wishes to withdraw from the contract to use the premises with payment of less than 100% of the room fee, their notice of withdrawal must be received at least in text form in our stated e-mail account within the time period detailed in sentence 1. Otherwise a withdrawal without stating the grounds and with a compensation payment of less than 100% of the room fee is excluded.
5.5. In terms of the punctuality of the withdrawal notice, the date it is received by us is decisive.
5.6. The customer must declare release or withdrawal at least in text form.

6. Rücktrittsrecht von uns / Außerordentliche Kündigung

6.1. Sofern dem Kunden ein kostenfreies Rücktrittsrecht nach Ziffer 5.1. eingeräumt wurde, sind wir ebenfalls berechtigt, innerhalb der vereinbarten Frist vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den Räumlichkeiten vorliegen und der Kunde auf unsere Rückfrage auf sein kostenfreies Rücktrittsrecht gemäß Ziffer 5.3. nicht verzichtet.
6.2. Wird eine vereinbarte Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung auch nach Verstreichen einer von uns gesetzten angemessenen Nachfrist nicht geleistet, sind wir ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
6.3. Ferner sind wir berechtigt, aus wichtigem Grund vom Vertrag zurückzutreten, insbesondere falls – die Veranstaltung unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. des Kunden als Veranstalter oder Zwecks, gebucht wird; – wir den begründeten Anlass zu der Annahme haben, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder unser Ansehen in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies unserem dem Verantwortungs- bzw. Organisationsbereich zuzurechnen ist; – eine unbefugte Unter- oder Weitervermietung im Sinne von Ziffer 4.3. vorliegt; – wir von Umständen Kenntnis erlangen, dass sich die Vermögensverhältnisse des Kunden nach Vertragsabschluss wesentlich verschlechtert haben.
6.4. Das Recht einer Vertragspartei zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
6.5. Die Regelung in Ziffer 5.5. findet entsprechende Anwendung.
6.6. In den vorgenannten Fällen des Rücktritts oder bei einer Kündigung aus wichtigem Grund durch uns entsteht kein Anspruch des Kunden auf Schadensersatz.

6. Withdrawal by us / Extraordinary Termination

6.1. If the customer has been granted a free-of-charge right of withdrawal in accordance with section 5.1, we are also entitled to withdraw from the contract within the agreed time period if there are requests from other customers for the premises and the customer does not renounce their free-of-charge right of withdrawal in accordance with section 5.3 at our request.
6.2. If an agreed advance payment or security deposit has not been paid even after the expiry of a reasonable period of grace set by us, we are also entitled to withdraw from the contract.
6.3. We also have the right to withdraw from the contract for good cause, in particular if – the event is booked giving misleading or incorrect information about important details, e.g., about the customer as event organizer or the purpose; – we have justified reason for assuming that the event could jeopardize the smooth business operations, security or our public image, and this is not within the scope of our responsibility or organization; – there is unauthorized sub-leasing or sub-letting within the meaning of section 4.3; – we become aware of circumstances indicating that the financial situation of the customer following conclusion of the contract has deteriorated significantly.
6.4. The right of a party to the contract to extraordinary termination for good cause remains unaffected.
6.5. The provision in section 5.5. shall apply accordingly.
6.6. In the aforementioned cases of withdrawal or in the case of termination for good cause by us, the customer shall have no right to compensation.

7. Änderungen der Teilnehmerzahl und der Veranstaltungszeit

7.1. Der Kunde ist verpflichtet, uns bei der Bestellung die voraussichtliche Teilnehmerzahl anzugeben. Die endgültige Zahl der Teilnehmer muss uns spätestens 5 Werktage vor dem Veranstaltungstermin in Textform mitgeteilt werden, um eine sorgfältige Vorbereitung zu sichern. Wird uns keine andere Zahl genannt, ist die bei der Bestellung angegebene Zahl bindend. Eine Erhöhung der Teilnehmerzahl um mehr als 10% und eine Verlängerung der Veranstaltungs- bzw. Nutzungsdauer bedarf unserer Zustimmung. Bei geringerer Teilnehmerzahl als angemeldet und von uns entsprechend geplant, sind wir berechtigt, die bestätigten Räumlichkeiten zu tauschen, es sei denn, dies ist dem Kunden nicht zumutbar.
7.2. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass wir einen höheren Anteil an ersparten Aufwendungen haben.

7. Change in the Number of Participants and the Event Time

7.1. The customer has a duty to inform us of the expected number of participants when placing the order. The final number of participants must be notified to us at the latest 10 working days before the date of the event in text form in order to enable careful preparations. If we are not notified of a different participant number, the number given when placing the order is binding. An increase in the number of participants by more than 10% and an extension of the event or usage duration needs to be agreed by us. Where there is a lower number of participants than registered and planned for by us, we have the right to change the specified premises unless this is unreasonable for the customer.
7.2. The customer is free to provide evidence that we have a higher share of saved expenses.

8. Pflichten bei Beendigung des Vertrages

8.1. Der Kunde ist verpflichtet, nach Beendigung des Vertrags die genutzten Räumlichkeiten und Inventar in mangelfreiem und gebrauchsfähigem Zustand zurückzugeben und den bei der Bereitstellung der Räumlichkeiten bestehenden Zustand wiederherzustellen. Sichtbare Gebrauchsspuren und Beschädigungen an Böden, Bodenbelägen, Wänden oder Inventar werden wir auf Kosten des Kunden zzgl. einer angemessenen Servicepauschale von 20% der hierdurch entstehenden NettoAufwendungen beseitigen.
8.2. Mitgebrachte Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Zurückgelassene Gegenstände dürfen wir auf Kosten des Kunden entfernen und einlagern lassen. Nach 14 Tagen sind wir berechtigt, die Gegenstände auf Kosten des Kunden zu verwerten, bzw. zu entsorgen. Ist die Entfernung mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden, können wir die Gegenstände in den Räumlichkeiten belassen und für die Dauer des Verbleibs die jeweilige Raummiete berechnen.
8.3. Die Regelung in Ziffer 4.4. Satz 3 ist entsprechend anzuwenden.

8. Obligations upon the Ending of the Contract

8.1. The customer has a duty following the end of the contract to hand back the premises and inventory used in faultless and serviceable condition and to restore the premises to the condition they were when they were handed over. We will remove visible signs of wear and damage to the floor, floor coverings, walls or inventory at the cost of the customer plus a reasonable flat rate service fee of 20% of the net expenses thereby incurred.
8.2. Items brought into the premises must be removed immediately following the end of the event. We may remove and store items left behind at the cost of the customer. After 14 days, we are entitled to use or dispose of the items at the customer’s expense. If removal involves disproportionately high costs, we may leave the items in the premises and charge the respective room rental for the period they remain there.
8.3. The provision in section 4.4. sentence 3 shall apply accordingly.

9. Haftung

9.1. Wir haften gegenüber dem Kunden nach den gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit eines gesetzlichen Vertreters, eines leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen, bei der Übernahme von Garantien, bei Arglist, bei der schuldhaften Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie im Falle einer Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.
9.2. Bei leicht fahrlässigem Handeln haften wir nur, soweit wir eine vertragliche Kardinalpflicht verletzt haben. Vertragliche Kardinalpflichten sind solche Verpflichtungen, die vertragswesentliche Rechtspositionen des Kunden schützen, die ihm der Vertrag nach seinem Inhalt und Zweck gerade zu gewähren hat oder deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Erfüllung der Kunde vertrauen darf. Dabei ist unsere Haftung bei Vermögens- und Sachschäden auf die Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens, maximal auf die vom Kunden im Rahmen des Vertrages zu leistende Bruttogesamtvergütung einschließlich Entschädigungs- und Servicepauschalen sowie sonstige Kosten begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für sonstige leicht fahrlässig verursachte Schäden und wegen entgangenen Gewinns, personellen Mehraufwandes beim Kunden, Nutzungsausfall und/oder wegen Umsatzeinbußen ausgeschlossen.
9.3. Eine sonstige weitergehende Haftung einschließlich der verschuldensunabhängige Haftung von uns für anfängliche Mängel gemäß § 536a BGB wird ausgeschlossen.

9. Liability

9.1. We are liable to the customer in accordance with statutory regulations in the case of intent and gross negligence on the part of a legal representative, a senior manager or other vicarious agent, in the case of the assumption of guarantees, malice, culpable damage caused to a person’s life, body or health as well as in cases of liability as defined by Product Liability Law.
9.2. In the case of slight negligence, we are only liable if we have breached a cardinal obligation of the contract. Contractual cardinal obligations are those obligations which protect the fundamental contractual rights of the customer, which have to be granted to them under the contract in terms of subject matter and purpose or whose fulfilment enables the proper discharge of the contract and on the fulfilment of which the customer may rely. As part of this, our liability for financial damages and damages to property is restricted to the sum of typically foreseeable damages, as a maximum to the gross total remuneration payable by the customer within the terms of the contract including compensation and flat rate service fees and other costs. Apart from this, liability for other damage caused by slight negligence and due to lost profits, additional personnel costs for the customer, usage outage and/or due to sales losses is hereby excluded.
9.3. Further liability including liability without fault on our part for initial defects in accordance with § 536a of the German Civil Code is excluded.

10. Schlussbestimmungen

10.1. Mündliche Nebenabreden, Änderungen oder Ergänzungen der AGB, die zwischen uns und dem Kunden geschlossenen Verträge und von uns im Einzelfall zu erteilenden Zustimmungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Dies gilt ebenfalls für diese Klausel. Nicht die Textform wahrende Änderungen sind unwirksam. Die Wirksamkeit individueller Vereinbarungen, gleich welcher Form, bleibt von dieser Klausel unberührt.
10.2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist unser Unternehmenssitz.
10.3. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist unser Unternehmenssitz Gerichtsstand. Wir sind berechtigt, eigene Ansprüche am Gerichtsstand des Kunden geltend zu machen.
10.4. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
10.5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.
Stand: Oktober 2023 Urbanstaff GmbH

10. Final Provisions

10.1. Verbal side agreements, supplements or amendments to the GTCs, contracts concluded between us and the customer and agreements to be granted by us in individual cases require the text form to be valid. This also applies for this clause. Changes which are not in text form are invalid. The validity of individual agreements, in whatever form, is not affected by this clause.
10.2. The place of performance and payment is our company head office.
10.3. Where the customer is a merchant, a corporate body under public law or a special fund under public law. our company head office is the court of jurisdiction. We have the right to make our own claims in the customer’s court of jurisdiction.
10.4. The law of the Federal Public of Germany shall apply to the exclusion of the UN Sales law.
10.5. Should individual provisions of these GTCs be or become invalid or void, the validity of the remaining provisions shall not be affected. For the remainder, statutory provisions shall apply.
Valid as at: October 2023 Urbanstaff GmbH